Datenschutzerklärung

Wir nutzen für Dienstplan, Abwesenheiten, Nachrichten und weitere Abläufe die Software Ladenmeister. Hier steht, welche Daten dabei über dich anfallen, wofür wir sie brauchen, wer sie bekommt, wie lange wir sie behalten und welche Rechte du hast.

Neue Fassungen dieser Hinweise zeigen wir dir im Portal; die alte bleibt gespeichert.

Test-Betrieb 1 Einzelunternehmen
Musterstraße 1, 28195 Bremen
Inhaber: Tessa Testmann
Datenschutz-Kontakt: datenschutz@testbetrieb1.invalid
Datenschutzbeauftragter: Test Datenschutzbeauftragte, dsb@testbetrieb1.invalid

Verantwortlich sind wir, dein Arbeitgeber. Ladenmeister (Leckerstück GmbH, Werner-von-Siemens-Straße 3, 28357 Bremen) betreibt die Software in unserem Auftrag und darf deine Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten.

• Stammdaten: Name, Kontakt, Geburtsdatum, Mitarbeiter- und Personalnummer, Rolle, Vertragsdaten wie Eintritt, Stunden, Stundenlohn und Urlaubsanspruch, Führerschein, Sprachen.
• Nachweise wie Hygieneschulung oder Führerscheinkontrolle, mit Ablaufdatum, und Dateien, die du hochlädst.
• Dienstplan und Abwesenheiten: Schichten, Tausch, Wünsche, Urlaub, Krankmeldungen mit Zeitraum und ob und wann eine ärztliche Bescheinigung vorliegt, auch deren Anzahl und Krankheitstage. Abwesenheits- oder Krankmeldungsgründe sind freiwillig.
• Arbeitszeiterfassung: Kommen (Arbeitsbeginn), Pausen, Gehen (Arbeitsende), Korrekturen mit Grund und Korrekturanträge mit Entscheidung sowie der Standort des Terminals. Lohnpakete enthalten außerdem AU-Zeiträume, Wartezeit, Entgeltfortzahlungszeitraum und Nachweisstatus ohne Diagnose oder Krankheitsgrund sowie Zeitänderungen mit Urwert, neuem Wert, wer, wann und der Angabe, ob ein Korrekturgrund angegeben wurde (ohne Freitext).
• Anwesenheit bei laufenden Schichten: ob du kommst, später kommst (mit ungefährer Ankunftszeit) oder ausfällst, ohne Grund.
• Nachrichten zwischen dir und uns, im Portal, über WhatsApp oder per E-Mail; Fotos und Sprachnachrichten, die du dem Assistenten schickst.
• Anmelde- und Protokolldaten: Anmeldungen in Portal und Terminal mit IP-Adresse und Gerät, Änderungen in der Verwaltung und was du in Portal und Terminal erledigst oder einträgst, etwa abgehakte Aufgaben und Schichten, jeweils mit Zeitpunkt. Im Browser speichert das Portal nur, was Anmeldung und Sicherheit brauchen, etwa ein Merkmal, an dem es dein Gerät wiedererkennt, um dich vor Anmeldungen von neuen Geräten zu warnen; keine Analyse, keine Werbung.
• Einwilligungen und Bestätigungen: wann und zu welcher Textfassung, bei WhatsApp mit IP-Adresse.
• Hygiene-Kontrollen mit Unterschrift und Fotos.
• Meldungen mit Foto und Tankmeldungen.
• Freiwillig: Notfallkontakt, Fotos und Videos (Abschnitt 6).

Deine Anschrift und Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN und gegebenenfalls BIC) speichern wir verschlüsselt für die Lohnabrechnung in Ladenmeister. Du kannst Änderungen im Portal beantragen. Der Inhaber oder seine benannte freigabeberechtigte Vertretung entscheidet darüber; erst die Freigabe ändert den Stammsatz. Nach Freigabe des Inhabers geben wir die Änderungen im Lohnpaket an das Lohnbüro weiter. Deine Auskunft nach Art. 15 DSGVO enthält diese Angaben sowie die Anträge und den Änderungsverlauf. Die Löschung folgt den Fristen und dem Löschweg deiner Personalakte. Steuer- und Sozialversicherungsdaten führen wir in der Personalakte. Die Daten stammen von dir, von deinen Vorgesetzten und teils von Kolleginnen und Kollegen, etwa bei einem Schichttausch.

Der Assistent ist ein KI-System; das sagt er dir beim ersten Kontakt. Du erreichst ihn ausschließlich über WhatsApp, wenn du eingewilligt hast (Abschnitt 5). Er sieht deine Nachricht, euren Verlauf der letzten Stunden, Vorname, Rolle und was er für dein Anliegen braucht, etwa deinen Dienstplan. Die KI-Funktionen laufen auf Rechnern, die Ladenmeister selbst in der EU betreibt, nicht bei einem Cloud-KI-Anbieter. Er bewertet dich nicht und entscheidet nichts über dich; er kann sich irren, es gelten die Nutzungsregeln im Portal.

Krankmeldung: Eine Nachricht an den Assistenten ist keine Krankmeldung. Melde dich unter +49 30 23125 000 krank. Der Assistent legt keinen Vermerk an und sagt uns nicht automatisch Bescheid. Der Assistent fragt nicht nach dem Grund; freiwillige Angaben nimmt er an (Abschnitt 8).

Notfälle: Klingt deine Nachricht nach einem Notfall oder einer Krise, antwortet der Assistent mit festen Hilfe-Hinweisen wie der 112 und merkt sich das bis zu 30 Minuten, um passend weiterzuantworten. Er benachrichtigt niemanden, auch nicht die Leitung.

Anwesenheit: Bist du zu Schichtbeginn nicht da, fragt dich der Assistent über WhatsApp (mit deiner Einwilligung), ob du kommst. Deine Antwort, etwa wann du kommst, sieht die Leitung; sie kann damit Pünktlichkeit und Ausfälle auswerten.

Den Assistenten und Nachrichten von uns über WhatsApp nutzt du nur mit deiner Einwilligung: im Portal unter „Mein Konto“, bei der Einrichtung deines Zugangs oder über einen persönlichen Link, den dir die Leitung schicken kann. Ohne Einwilligung schicken wir dir über WhatsApp nur, was dein Zugang braucht: die Einladung ins Portal, Anmelde- oder Rücksetzcodes und eine Warnung an deine alte Nummer, wenn sie geändert wird. Die Einwilligung umfasst die Übermittlung über Meta (auch in die USA, Abschnitt 7), die Abschrift von Sprachnachrichten und die Auswertung durch den Assistenten, ausdrücklich auch von Gesundheitsangaben wie einer Krankmeldung. Ohne WhatsApp erledigst du alles im Mitarbeiter-Portal, am Terminal, telefonisch unter +49 30 23125 000 oder im Betrieb, ohne Nachteile. Verbindungsdaten nutzt Meta teils für eigene Zwecke und ist dafür selbst verantwortlich.

Widerrufen kannst du jederzeit unter „Mein Konto“; was bis dahin geschah, bleibt rechtmäßig. Danach löschen wir Gesprächsverlauf und Nachrichteninhalte des Kanals unverzüglich; angelegte Vorgänge wie eine Krankmeldung bleiben nach ihren eigenen Fristen. Schreibst du von deiner hinterlegten Nummer ohne Einwilligung, gleichen wir nur die Nummer ab, schicken dir höchstens einmal in 24 Stunden einen festen Hinweis und löschen die Nachricht dann unverzüglich. Nachrichten von Nummern, die bei uns nicht oder nicht mehr als aktiv hinterlegt sind, bleiben 48 Stunden gespeichert, nach einem Verarbeitungsfehler bis zu 30 Tage.

Alles hier ist freiwillig. Den Notfallkontakt sehen bei uns nur die Personen, die Personaldaten verwalten dürfen, und angerufen wird er nur in den zwei Fällen aus Abschnitt 3. Auf deine Bitte ändern oder löschen wir ihn. Wir informieren die Person spätestens, wenn wir sie in Ladenmeister eintragen; sag ihr bitte vorher Bescheid.

Fotos oder Videos von dir machen und veröffentlichen wir, etwa auf unserer Webseite, nur mit deiner gesonderten, jederzeit widerruflichen Einwilligung; ohne sie hast du keine Nachteile.

Arbeitszeitdaten bekommen: Inhaber, Leitung mit Bereich Personal, Leitung mit Vorschlagsrecht in der Zeiterfassung (Vorname, Fälligkeitszeitpunkte von Pause und Grenzen, nachgereichte Stempel ihres Standorts), Steuerberater per Export.

• Im Betrieb: Vorgesetzte sehen, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Leitung sieht deinen Geburtstag mit Jahr in ihrem Kalender. Kolleginnen und Kollegen sehen den Dienstplan mit Vornamen, auch ohne Anmeldung auf dem Terminal im Betrieb, und beim Assistenten, an welchen Tagen jemand abwesend ist, ohne Grund. Am Terminal steht, wer später kommt oder ausfällt, ohne Grund. Im Verlauf der Chef-Oberfläche sieht die Leitung, wer wann was erledigt oder geändert hat, auch je Person. Krankmeldungen sehen nur Geschäftsführung und Betriebsleitung, im Portal und auf Nachfrage beim Assistenten auch über WhatsApp: wie oft, welche Zeiträume, wie viele Krankheitstage etwa im letzten Monat und ob Bescheinigungen vorliegen. Freiwillige Gründe sieht nur die Leitung (Inhaber und Betriebsleitung), nie Kolleginnen und Kollegen. Das läuft über Meta, auch wenn du selbst WhatsApp nicht nutzt.
• Ladenmeister als unser Auftragsverarbeiter, mit seinen Dienstleistern: Hosting-Dienstleister in der EU (Deutschland und Niederlande) für Server, Datensicherung und E-Mail-Postfächer; ein E-Mail-Versanddienst in der EU (Frankreich) für System-Mails wie Einladungen, Bestätigungen und Passwort-Links.
• WhatsApp (Meta), wenn du WhatsApp nutzt, für Nachrichten zu deinem Zugang und für Nachrichten an die Leitung.
• Unser E-Mail-Anbieter, für E-Mails zwischen dir und uns. Eine KI von Ladenmeister sortiert E-Mails an uns vor und erkennt etwa Krankmeldungen; die Geschäftsführung kann dazu Absender und Betreff über WhatsApp bekommen. Freiwillige Gründe im Betreff sieht nur die Leitung.
• Die Öffentlichkeit, wenn du in Fotos oder Videos eingewilligt hast und wir sie veröffentlichen.
• Außerhalb des Betriebs: Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung, Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft, jeweils soweit das Gesetz es verlangt.

Außerhalb der EU werden deine Daten nur so verarbeitet:

• Meta Platforms Ireland Ltd. mit Meta Platforms Inc. (WhatsApp), USA: Nachrichten, wenn du WhatsApp nutzt, und Nachrichten für deinen Zugang (Einladung, Anmelde- und Rücksetzcodes, Warnung an eine geänderte Nummer); Nachrichten an die Leitung zu Krankmeldungen (wer, wie oft, welche Zeiträume, wie viele Krankheitstage); freiwillige Gründe nur an die Leitung; Absender und Betreff von E-Mails an uns. Grundlage: EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln bekommst du bei datenschutz@testbetrieb1.invalid.

Die meisten Daten löscht die Software von selbst, wenn ihre Frist abläuft. Stammdaten und Personalakte, Nachweise und Dateien, Dienstplan und Krankmeldungen löscht sie nicht von selbst: Das tun wir, sobald die Frist abgelaufen ist.

Die Zeitstempel bleiben auch nach Löschung deines Mitarbeiterdatensatzes wegen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erhalten.

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 18 und 20 DSGVO). Einwilligungen kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Eine Kopie deiner Daten und einen Löschantrag findest du im Portal unter „Mein Konto“ im Bereich „Meine Daten“; sonst schreib an datenschutz@testbetrieb1.invalid.

Dein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten aus berechtigtem Interesse (Abschnitt 3, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du jederzeit aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen, an datenschutz@testbetrieb1.invalid. Wir verarbeiten sie dann nicht mehr, außer bei zwingenden schutzwürdigen Gründen oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Georgstraße 122-124, 27570 Bremerhaven, www.datenschutz.bremen.de.

Die Angaben zur Arbeitszeit sind zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufzeichnungspflichten erforderlich; ohne sie können wir diese Pflichten nicht erfüllen.

Nötig sind die Stammdaten, die dein Arbeitsverhältnis und deine Aufgaben erfordern, auch dein Geburtsdatum für den Jugendarbeitsschutz und den Kalender der Leitung; ohne sie können wir dich insoweit nicht beschäftigen. Freiwillig sind WhatsApp, Notfallkontakt, Fotos und Videos.

Keine Entscheidung über dich trifft allein ein Computer (Art. 22 DSGVO). Trägst du dich selbst in eine offene Schicht ein, prüft die Software feste Regeln: Überschneidung, Arbeits- und Ruhezeit, nötige Nachweise wie den Führerschein, unter 18 den Jugendarbeitsschutz und, falls eingestellt, genug Wochenend-Schichten. Passt etwas nicht, sprich die Leitung an.

Es gilt alles genauso. WhatsApp nutzt du nur, wenn du es nach dessen Altersregeln darfst. In Fotos und Videos kannst du im Portal nicht allein einwilligen: Dafür brauchen wir auch die Einwilligung deiner Sorgeberechtigten.